ピボットテーブルとは 特徴や使い方、作成方法をExcel初心者にも分かりやすく解説
目次
ピボットテーブルとは？
ピボットテーブルは、膨大なデータを集計・分析できるExcelの機能の1つです。
難しい関数や数式を一切使わずに、簡単にデータの集計や分析をすることができます。
特に、チェックボックスやドラッグ&ドロップなどの直感的な操作で容易に集計方法を変えることが出来るので、様々な項目を持つデータの集計にはうってつけの手法です。
また、通常のグラフよりもフレキシブルに集計項目を変えることが出来るので、ピボットテーブルを使えば細かいデータの変化にも気づくことが出来ます。
各商品の売上データ、社内の経費データなど、幅広い場面で活用出来る分析手法ですので、是非この機会に覚えておきましょう！
ピボットテーブルでできること
例えば、ピボットテーブルを使うと以下のようなことが出来ます。
- 項目別に集計や並べ替えをする
- 月別、部門別でいくら経費がかかったのか確認する
- どの商品の売上が高いか確認する
- 支店別での勤怠管理をする
上記以外にも、膨大なデータを分析したい時に活躍するツールです。
特に、項目が多いデータの分析では、通常のグラフ作成よりもピボットテーブルを使うと便利です。
様々な項目別での集計結果を確認することが出来るので、何が売上に悪影響を与えているのか、コストがかかりすぎている部分などが、より把握しやすくなります。
ピボットテーブルを使うメリットとしては、以下のようなものがあります。
- 様々な視点からの集計表が簡単にできる
- データの更新が簡単
- 直感的な操作が可能
- 関数などの専門知識がなくても扱える
ピボットテーブルを使ってデータ分析する方法
ここからは、実際にピボットテーブルを使ってデータ分析をする方法についてご紹介します。
ピボットテーブルでデータを集計、分析する手順は非常にシンプルです。
大きく分けると、以下のような3つの手順があります。
- データの整理
- ピボットテーブル作成
- 「ピボットテーブルのフィールド」で集計
Excelデータを整理する
ピボットテーブルを作成するには、事前にデータを整理する必要があります。
データ整理をしないままピボットテーブルを作成すると、作成時にエラーが生じたり、正しく表示されない場合があります。
データの整理は、具体的には、以下の条件に当てはまるように整えればOKです。
- 一行目の見出しに項目名を記入する（「商品名」、「日付」、「金額」、「個数」など）
- 個数・金額には、半角数字以外を入力しない（「100円」等はNG）
- 1セルに、1データを記入する。（「セルの結合」はNG）
データを整理した例として、以下のような表をイメージしていただければと思います。
条件全てに当てはまっている整理された表になっていることが分かるかと思います。
また、できるだけ項目の表記は統一するようにしましょう。（たとえば、「パソコン」と「PC」などはどちらかに統一した方がいいです）ピボットテーブル上でもグルーピングすることは出来ますが、あらかじめ表記ゆれがない方がスムーズに分析が出来ます。
ピボットテーブルを作成する
データの整理さえ出来れば、ピボットテーブルを作るのは非常に簡単です。
まず入力したセルの上で、「挿入」タブ→「ピボットテーブル」をクリックします。
すると、ピボットテーブルにしたいデータ範囲の選択と、ピボットテーブルの作成先選択画面が表示されます。
ピボットテーブルにしたいデータ範囲の選択は、データの上下左右に空白があれば、自動で表が選択されます。
自動で選択されていない場合は、データの範囲を選択し直してください。
ピボットテーブルの作成先は、特にこだわりがなければ、「新規のワークシート」にチェックを入れればOKです。
ここまでできたら、「OK」を押してください。
そうすると、元シートの隣のシートにピボットテーブルが作成されます。
これでピボットテーブルが作成されました。
あとはピボットテーブルで集計、分析をする方法を知っておけば、ピボットテーブルを使えるようになります。
「ピボットテーブルのフィールド」の基本的な操作
新しいシートの右側に「ピボットテーブルのフィールド」が表示されます。
上段にExcel表と同じ項目が書かれたチェックボックス、下段には「フィルター」、「列」、「行」、「値」の枠があります。
各フィールドを簡単に説明すると以下のようになります。
- フィルター：一部のデータのみを抽出して表示させる機能
- 列ラベル：横軸にあたる部分
- 行ラベル：縦軸に当たる部分
- 値エリア：数値が表示される部分
ピボットテーブルでは、上段の各項目を、下段の4つのフィールドにドラッグ＆ドロップするだけでデータを集計・分析することができます。
たとえば、項目にチェックをいれてみると以下のようになります。
ほかにも「どの商品が、いつ、どれくらい売れているのか」を知りたい時には、上段より「日付」を、下段の「行」にドラッグ＆ドロップし、上段「商品名」を下段「列」にドラッグ＆ドロップします。
そして、上段「売上」と「数量」を下段「値」にドラッグ＆ドロップします。
すると、Excelシートに、商品別の日付ごとの売上と数量が集計された表が表示されます。
「フィルター」は、各商品の売上のみを表示したいとき、個別に分析をしたいとき、特定の商品を除外して集計したいときなどに役に立ちます。
たとえば以下のようにフィルターを使うことで、テリヤキバーガーだけを除いて集計することなども可能です。
「ピボットテーブルのフィールド」でクロス集計を行う
ピボットテーブルはクロス集計を行うのに便利な機能です。
クロス集計とは、与えられた多量のデータのうち、2～3程度の項目に着目し、データの分析や集計を行うことです。
ピボットテーブルを使って簡単にクロス集計を行う方法をご紹介します。
今回は、以下のようなデータを想定して作成していきます。
画面右側の「ピボットテーブルのフィールド」から「商品カテゴリ」を下部の行ラベルボックスへドラッグします。同じように「注文月」を列ラベルボックスへ、「商品売上」を値ボックスへドラッグします。
このように、分析したい項目をそれぞれのボックスへドラッグすると、以下のように、商品カテゴリ別の売上推移のクロス集計表が作成されます。
この行と列を逆にすると、以下のようになります。
自分で集計したい形式になるように項目を入れていきながら、色々試してみてください。
ピボットテーブルのレイアウトの変更
ピボットテーブルを作成する際に、レポートのレイアウトを変更することも可能です。
一例として、コンパクトなクロス集計に適したレイアウトにする手順をご紹介します。
まず、デフォルトの「コンパクト表示」を「表形式で表示」に変更します。
そして、「アイテムのラベルをすべて繰り返す」を選択します。
最後に、「小計を表示しない」を選択します。
以上で設定完了です。
この状態で、例えば「分類」を列に、「商品名」を行に、「金額」を値のようにフィールドで設定すると以下のようになります。
コンパクトで見やすいクロス集計になりました。是非使ってみてください。
データの更新
Excelの元データを修正した時は、「ピボットテーブル分析タブ」の「更新」をクリックすることで、データを更新することができます。
このようにピボットテーブルでは、ドラッグ＆ドロップやクリックなどの簡単な操作だけで、データを集計・分析をすることができます。
ピボットテーブルの様々な機能
ここからは、ピボットテーブルの様々な機能をご紹介していきます。
ピボットテーブルの集計表をパーセンテージで表示
こちらは商品ごとの売上を表示した際、「全体の何%の売上なのか」と知りたい時に便利な機能です。
まず、分析したいデータの1つのセルの上で右クリックをします。
すると「計算の種類」が出てくるので、表示したい比率を選択します。
（ここでは「総計に対する比率」を選択します）
そうすると、売上合計が元シートに記載されている場合、各商品の売上が全体に対する比率を表示することができます。
ピボットテーブルの集計表からグラフ作成
ピボットテーブルの集計表からグラフを作成することもできます。
「ピボットテーブル分析」タブ→「ピボットグラフ」をクリックします。
そうすると、挿入するグラフの種類を選択する画面が出てくるので、作成したいグラフの種類を選択します。
そうすると、以下のように集計したデータをもとにグラフが表示されます。
ピボットグラフを使うことで、ピボットテーブルの内容をより直観的に把握することができるようになります。
また、ピボットテーブルの内容を自動的にグラフ化してくれる機能なので、データを更新するときにも便利です。
他にも、ピボットテーブルの設定を引き継ぎ、商品名などの項目でのフィルターもグラフについているので、特定の商品を除外した集計などが簡単にできるのもピボットグラフのメリットです。
ちなみに、グラフを選択した状態で「デザインタブ」を押すと、グラフの種類変更や、色変更なども行うことができますので、自身の作成イメージに合わせてグラフデザインを変更することも可能です。
まとめ
ピボットテーブルは、普段あまり使わない人からすると、少し難しそうな印象をもたれがちな機能です。
しかし、実際は膨大なデータの集計や分析、グラフの作成など、様々な機能を直感的に使える大変便利なツールです。
ポイントは、元データを整えること、どこに何を置けばどう表示が変わるかという基本的な動きを理解することです。この2点さえ押さえておけば、ピボットテーブルは簡単です。
ピボットテーブルを上手く活用出来るようになると、データ分析で出来ることの幅も広がります。
是非この機会に覚えておきましょう！
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