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予実管理とは

予実管理とは、予算と実績の数値を管理し、事業計画の共有や事業の進捗確認を行うことです。

似た言葉に予算管理という言葉がありますが、基本的に予実管理と予算管理は同じ意味で使われます。

予実管理は「ビジネス活動の可視化」

予算とは、特定の期間において予め計画されている売上、利益、経費の金額のことです。売上の予算には、予定された売上や収益、補助金、投資収益などの収入の見積もりを含みます。経費の予算は、給与、原材料の購入、広告費、事業活動やプロジェクトの実施に関連する費用など、組織が予定している支出の見積もりや割り当てを含みます。売上から経費を引いた金額である利益も当然予算が定まります。予算を策定することで、次年度のビジネス計画を数値で可視化し、社員やプロジェクトに関わるメンバーと認識を共有することができます。

実績は事業活動によって実際に発生した売上、利益、経費の金額のことです。実績は実際に発生した金額なので、事業活動の結果を反映した数値となります。実績の数値と予算の数値を比較することで、ビジネスの進捗状況を把握することができます。

予実管理の目的

予算と実績の数値を管理しビジネス活動を可視化することで、次のようなメリットが得られます。

ビジネスの見通しを立てる

次の1年間でどのような取り組みが想定されているのかを踏まえて売上や経費の予算を作成することで、ビジネスの見通しを明確にすることができます。

社内の認識を合わせる

中小規模の会社の社長であれば、会社の予算についてだいたいのイメージが頭の中にあるかもしれません。あるいは、大企業であっても各部署のリーダーは自分の部署の予算についてだいたい頭の中にあるでしょう。それらを従業員や部署のメンバーと共有し、目標や1年間の計画について認識を合わせるのに予算は役立ちます。

進捗状況を把握する

予算と実績の金額を比較することで、ビジネスの進捗状況を把握することができます。これも、数値として可視化することで進捗状況を社長や部門のリーダーに限らず、従業員全体と認識を合わせることができます。

また、予算と実績の差異を分析することで、遅れが生じている領域や、予定よりも好調に推移している領域を特定し、適切な対策を講じることができます。

収益性を確保する

売上、利益、経費の実態を把握することで、財務的な健全性を評価することができます。ビジネスの重要な目的は利益を生み出すことです。たとえ大きな売上を上げていても経費も大きくなり利益が出ていなければ事業として成功とは言えません。

自社で取り組んでいる事業が十分な収益を生み出しているのかを把握するためにも予実管理は欠かせない取り組みとなります。

予実管理を行う3つの方法

予実管理を行う方法は大きく分けて次の3つがあります。

エクセル（またはスプレッドシート）

エクセルやスプレッドシートは、最も手軽な予実管理の方法です。予算と実績を記録し、必要に応じてグラフ化なども行うことで進捗の可視化も可能です。また、カスタマイズ性が高く、自社に合わせてフォーマットや計算方法を自由に変更することができます。

SFAなどの予実管理ツール

SFAとは営業支援ツールのことで、主に営業活動の管理を目的としたツールですが、予実管理の機能がついているものも多いです。売上データや見積もりデータを入力し、それらを基に予算と実績を比較することができます。また、営業活動との統合が容易であり、リアルタイムな情報共有やレポートの作成が可能です。SFAツールは、営業部門に特化した予実管理を行いたい場合に適しています。

BIツール

BIツールは、企業全体のデータを収集し可視化するためのツールです。様々なデータソースからデータを抽出しレポートを作成することができます。BIツールはデータのソースが必要となるため、エクセルやSFAなどのツールと連携してデータを収集することで予実管理ができるようになります。データソースとの連携やレポートの作成には一定の技術的なスキルが必要となります。

エクセルで予実管理表のテンプレートを作る方法

ここからはエクセルで予実管理表を行う方法を解説します。予実管理表のテンプレートは次の手順で作成します。

1. 項目の選定と入力
2. 数値の入力
3. 合計と利益を算出する式の入力
4. 差異と予算比、前年比を算出する式の入力

これから紹介する売上管理表のExcelテンプレートはこちらから無料ダウンロード可能ですので、ぜひダウンロードして読み進めてみてください。

1. 項目の選定と入力

まずは予実管理表に入力する項目を検討します。

縦軸に入力する基本的な項目は売上高、経費、利益です。これらの3つの指標をもう少し細かく分解して管理表を作成することで、数値に変化があった際、その原因を探るのに役立ちます。

売上高

売上高は、事業が複数ある場合や、主要な商品・サービスがいくつかのグループに分かれている場合には、それぞれの売上高も記入できるように項目を設けます。

経費

経費はそのまま経費という項目を設けることはあまりなく、仕入高と販管費という2つに分けて項目を設定します。

仕入高は、商品、サービスをつくるためにかかる経費のことです。売上高と同様に主要な仕入れ品目がいくつかある場合にはそれぞれの項目を設けます。

販管費とは販売費と管理費のことで、商品を販売したり管理したりするためにかかる経費のことです。販管費には人件費（給与や賞与など）、営業活動にかかる接待交際費や広告宣伝費など、オフィスにかかる水道光熱費など、商品の輸送にかかる物流費など様々な項目が設けられます。販管費として設けられる項目は業種、業態、会社規模によって大きく異なるため、一度自社でかかっている経費の内訳を整理するなどして項目を決めましょう。

利益

利益には、売上総利益（粗利）、営業利益、経常利益、税引前当期利益、純利益の5つがあります。

• 売上総利益（粗利） ＝ 売上高 － 売上原価
  • 売上高から原価を引いたもの。
• 営業利益 ＝ 売上総利益－ 販管費
  • 売上総利益から販管費を引いたもの。
• 経常利益 ＝ 営業利益 ＋ 営業外収益 － 営業外費用
  • 営業利益に、営業収益（本業以外で得られた収益）を足して、営業外費用（本業以外で発生した経費）を引いたもの。営業収益には受取利息や受取配当金などが含まれ、営業外費用には支払利息などが含まれます。
• 税引前当期純利益 ＝ 経常利益 ＋ 特別利益 － 特別損失
  • 経常利益に、災害や事故などによって発生した偶発的な損益を考慮したもの。
• 当期純利益 ＝ 税引前当期純利益 － 法人税等の税金
  • 税引前当期純利益から法人税や法人事業税などを差し引いたもの。

予実管理で設定する項目は自社に必要なものを選んで設定すればよいため、これらの中から把握しておくべき項目を選んで設定しましょう。

ここまでで洗いだした項目を縦軸に設定し、横軸には実績と予算、その差額と比率を設定します。加えて前年同月の実績と当月の差額や比率も設定すると数値の推移も確認することができます。

2. 数値の入力

項目を設定したら各項目に数値を入力します。数値を入力する箇所は主に実績と予算の部分で、差額や予算比、前年比などは数式で入力することで自動で数値が反映されるようにすると便利です。実績と予算のうち合計金額や利益についても数式で対応することができます。

3. 合計と利益を算出する式を入力

合計金額の数式を入力しましょう。エクセルの関数であるSUMを活用して入力します。

例えばしたの例のB6のセルであれば

=SUM(B3:B5)

と入力します。

次に利益を算出する式を入力します。

下の例のB10であれば売上総利益なので、売上高から売上原価を差し引いた金額になるように

=B6-B9

と入力します。

4. 差異と予算比、前年比を算出する式を入力

次に差異を算出する式を入力します。差異は実績から予算を引いたものや、実績から前年同月の実績を引いたものです。

下の例のD3であれば

=B3-C3

のように入力します。

最後に予算比、前年同月比を算出する式を入力します。

予算比であれば当月の予算に対する当月の実績を表示するため、下の例のE3には

=B3/C3

と入力します。パーセンテージで表示したい場合には該当のセルを選択した状態で、画面上部のメニューの「ホーム」から「%」のボタンをクリックしてパーセンテージ表示にすることができます。

以上を入力すると、予実管理表が完成します。入力項目が多く感じるかもしれませんが、このシートをコピーして使えば下のオレンジのセルは自動で入力されるため、実際に入力するのは白いセルのみとなります。

エクセルで予実管理を行うメリットとデメリット

エクセルで予実管理表を作成する手順を解説しましたが、エクセルで予実管理を行うメリットとデメリットについても確認しておきましょう。

メリット

導入コストを最小限に抑えられる

エクセルは多くの企業で使用されており、既にインストールされている場合が多いです。そのため、追加のソフトウェアやツールを導入する必要がなく、コストを削減できます。

使用方法が分かりやすい

エクセルは多くの企業で使用されているため、多くの人にとって使用方法が分かりやすいです。基本的な操作方法や関数の使い方も広く知られているため、使用のハードルが低いのが特徴です。

カスタマイズの自由度が高い

エクセルでは、シートのレイアウトや計算方法を自由にカスタマイズすることができます。予実管理に特化したテンプレートを作成し、必要な情報を整理して表示することができます。

マクロやVBAで自動化ができる

エクセルでは、マクロやVBAを使用して、作業の自動化を行うことができます。ちなみにスプレッドシートの場合はVBAの代わりにGASを活用することで同じく作業を自動化することができます。

デメリット

複数人による同時編集が難しい（スプレッドシートであれば可能）

エクセルの場合、複数人が同じファイルを同時に編集すると片方のデータが保存されなかったりする可能性があります。

スプレッドシートでは複数ユーザーが同時に編集できるため、チームでの協力作業が容易です。

膨大なデータの管理や分析には向いていない

エクセルは大量のデータを扱う際には限界があります。データの行数や列数が増えると、ファイルサイズが大きくなり、パフォーマンスが低下します。また、高度な分析や可視化を行う場合は、BIツールなどのより専門化されたツールのほうが向いている場合もあります。

これらのメリットとデメリットを考慮したうえで、どのような方法で予実管理を行うかを検討しましょう。

予実管理のやり方

ここまでで予実管理表の作り方を解説してきましたが、ここからはそれらの管理表を使って実際に予実管理を行う方法やポイントを解説します。

まず予実管理は次の手順で進めます。

1. 予算の策定
2. 実績の収集
3. 予算と実績の比較と分析
4. 対策の立案

1. 予算の策定

まずは売上目標とコスト見積もりや割り当てを決め、予算を策定します。

過去の実績から組み立てる

予実管理表の作り方について解説しましたが、すでに事業を開始している会社の場合はすでに予実管理のフォーマットが存在します。当然過去の予実管理表も存在しているため、過去の実績などを参考に次の予算を決めていくのが一般的なやり方です。

中期経営計画から考える

ただし、前年と同じ売上を上げるだけでは事業は成長していきません。事業を成長に導くためには前年よりも大きな売上や利益を目指すことが求められます。そこで参考になるもののひとつが中期経営計画書です。中期経営計画とは会社の3年後や5年後までに目指す方向性を計画したものです。注力する事業や目指す売上規模など、大きな方向性を決めるのが中期経営計画です。

中期経営計画に基づいて次の1年間で目指すべき売上やそれに必要な経費などを具体的に数値に落とし込んでいきます。

トップダウンとボトムアップ

予算の決め方は大きく分けてトップダウンとボトムアップの2つに分かれます。トップダウンは経営層が全体の売上目標を決めてそれを達成するために必要な売上予算を部門ごとに作成していくやり方です。ボトムアップは、トップダウンの逆で、各部門ごとに達成できそうな売上予算を決め、それをまとめて全体の売上目標とするやり方です。

中期経営計画に基づいて予算を組むのはトップダウンで、過去の実績に基づいて事業部ごとに予算を組むのはボトムアップと言えます。

多くの企業で用いられているのは、トップダウンとボトムアップを組み合わせたやり方です。経営層が掲げている売上目標と、部門ごとに考えた売上予算を持ち寄り、全体として妥当な売上予算を決めるというものです。

新たに予実管理を担当することになった場合は、自社では例年どのようなやり方で予算を決めているのか、前任者や経理部門に確認してみましょう。

2. 実績の収集

年度末に予算を策定したら、新年度からその予算に基づいて毎月予算と実績の状況を確認します。月次決算と呼ばれるものです。

予算はあらかじめ決まっているため、毎月必要となるのは実績の収集です。売上、コスト、利益の実際の金額や数量を予算管理表のフォーマットに合わせて記録します。

3. 予算と実績の比較と分析

予算と実績の比較を行い、差異を分析します。予算に対する実績の進行状況や達成度を確認し比較を行います。予算と実績に差が発生している項目と差異の原因を探り、対策を講じます。

差異が生じている項目を見つける

まずは、どこで差異が生じているのかを見つけましょう。予算を作成する際に、単に全体の売上、経費、利益だけではなく、それらを細かく分類して作成するのはこのためです。例えば経費が予算よりも大きくなっている場合、それが人件費によるものなのか、広告費によるものなのか、原材料費によるものなのか、などを確認します。

差異の原因を探る

次に、その差異が発生した原因は何なのかを探ります。

たとえば、ある商品の売上実績が予算に到達していなかった場合、本来売上が上がるはずだった案件が別の月にズレたのか、失注となってしまったのかによっても対策は変わってきます。また社会情勢や競合他社とのパワーバランスなど、様々な要素によって予算と実績の差異は生まれます。

経費が予算を上回っている場合の対処にも注意が必要です。経費が予算を超えている場合でも、売上が上がっていて売上に対するコストの比率が上がっていなければ、その経費は売上拡大のために必要な投資だったと言えます。特に原材料費などは売上が上がれば基本的に増加するものです。つまり、コストが上がっているからといって必ずコスト削減を行う必要はなく、売上の推移との関係性を考慮しながら適切に対処していくことが重要だといえます。

一方で、売上に対して経費の比率が大きくなっている場合には人件費を増やしすぎてはいないか、広告の効率が悪くなっていないかなどを確認し、経費の割合が大きくなっている原因を特定しましょう。

このように、差異が生まれた場合はその原因を正しく特定することで、効果的な対策を講じることができます。

4. 対策の立案

予実の比較と分析に基づいて、問題を特定したら、それに対する対策を立案します。

売上が予算よりも少ないのであれば、どのようにカバーするのか、コストが予算よりも多いのであれば、どのように削減するのかを検討します。

場合によっては予算の設定自体に無理があったり、ミスがあったりする場合もあります。その場合は当初の予算とは別に「予測」を立てて修正するなどの対応が必要なケースもあります。予測は会社によって「業績見込」などとも呼ばれます。年度の初めに立てた予算が1年の中で修正が必要になることは少なくありません。そのような場合は、それまでの実績や分析結果をもとに「予測」や「業績見込」を改めて設定しましょう。

以上が予実管理の基本的な手順です。定期的な予実管理を通じて、目標の達成や経営の改善に向け、適切な意思決定を行えるようにしましょう。

予実管理のポイント

予実管理を効率的に行うためには、次のようなポイントを押さえましょう。

作成に時間をかけすぎない

予算の作成や実績の収集は、実際にやろうとするととても負担が大きくなってしまう場合があります。

予実管理は予算と実績の差異を分析したり、進捗状況を把握したりすることが目的です。作成に時間がかかりすぎて、数値から現状を分析することがおろそかになってしまっては本末転倒です。

予実管理に時間がかかりすぎてしまっている場合には、予算作成や実績収集のフローを見直したり、管理ツールを導入したりすることで、効率化を図りましょう。

関係者とコミュニケーションをとる

予実管理には組織の様々な関係者とのコミュニケーションが重要です。予算の作成だけでも、部下や上司はもちろん、経理部や決算時には経営層とのやり取りが発生する場合も少なくありません。

各関係者とのコミュニケーションを円滑に行い、関係者の意見やアイデアを受け入れることで、予実管理の質を向上させることができます。

予実管理ツールを活用する

予実管理を効率よく行うためには、前述のような予実管理ツールを活用するのも効果的です。データの収集・分析、報告書の作成などを効率的に行うことができます。Excelや専用の予実管理ソフトウェアなど、組織やプロジェクトのニーズに合わせたツールを選択し活用しましょう。

まとめ

予実管理の目的や管理の進め方を解説しました。予実管理を行うことで、事業やプロジェクトの進捗状況を的確に把握することができます。Excelや専用のツールを活用し、自社のニーズに合った予実管理を行いましょう。

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