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VLOOKUPとは

VLOOKUPとは、元になるデータベース（表）を参照して、そこから一致したデータを転記するExcelの機能のことです。

VLOOKUPは実務の現場でも活用されることの多い、ビジネスマンなら知っておきたい重要な関数の1つです。特にデータを整理する際に大変活躍する関数です。

言葉で説明してもなかなかイメージがつきづらいかと思いますが、本記事では具体的な利用イメージを画像とともに説明していきますので、是非最後まで読み進めてください。

VLOOKUPでできること

VLOOKUPを使うメリットとして、以下のようなものがあります。

• 膨大なデータのなかから該当データを探す時間や手間が省ける
• 転記ミスを防ぐことができる

具体的な例を挙げると、VLOOKUPを使うことで以下のようなことが出来ます。

• 商品IDと一致した商品名や価格を別シートに用意した表から転記する
• 在庫を管理するデータの中から、調べたい商品の在庫数を抽出する
• 社員IDを使って、特定の社員の情報を検索する
• 試験の点数をもとに、対応する評価項目の値を返す

大量のデータを扱う仕事や、データの転記が発生する仕事ではVLOOKUPが活躍します。

考え方次第で色々な活用方法があるExcelの便利機能です。

VLOOKUPの具体的な使い方

早速ここからは、VLOOKUPの使い方についてご紹介していきます。

VLOOKUPの基本式について

VLOOKUPでは、以下の基本式にのっとり値を入力していきます。

=vlookup(検索値, 範囲, 列番号, [検索方法] )

各引数に入れる内容の意味は、以下の通りです。

• ［検索値］（必須）・・・どのデータで
• ［範囲］（必須）・・・どこを検索して
• ［列番号］（必須）・・・どの列にある値を取り出すか
• ［検索の型］（省略可）・・・検索する値が見つからない場合、どのように処理するかを決める引数

文字だけですと難しいと思いますので、こちらも具体例でみていきましょう。

例）出席番号をもとに、氏名データを抽出

例えば、以下のような出席番号と氏名の入ったデータがあります。

このデータをもとに、「出席番号3」に該当する人の氏名をVLOOKUPを使って抽出してきます。

この場合 「=vlookup(検索値, 範囲, 列番号, [検索方法] ) 」の入力方法は

「=vlookup(E4, B2:C21, 2, 0 ) 」となります。

検索値は「出席番号3」で、範囲は参照元となる表全体を選択しています。

列番号は、範囲の中から引っ張ってくる値がある列が左から何列目にあるかを指します。つまり、この場合は「氏名」を引っ張ってくるので、左から2列目となり「2」を入力することになります。

また、検索方法は「0」を入力することで、完全一致したデータを抽出します。今回は「出席番号3」と完全に一致するデータを抽出したいので「0」で入力しました。

すると、以下のように、「出席番号3」の方の氏名が抽出されました。

こちらがVLOOKUPの基本的な使用方法になります。

実際はVLOOKUP関数をオートフィルなどで複数行に使いまわしていくことも多いのですが、その場合には参照範囲を絶対参照にしておくことで参照範囲の固定できます。

絶対参照は、 「=vlookup(E4, $B$2:$C$21, 2, 0 ) 」 のように、参照範囲のアルファベットを「$」で囲うことで対応できます。こちらも覚えておきましょう。

VLOOKUPのビジネスにおける活用例

ここからは、ビジネスにおけるVLOOKUPの活用例についてご紹介します。

例）アンケート回答者の「年齢」を抽出（完全一致）

たとえば、アンケート回答者のプロフィールを抽出する場合を考えてみましょう。

以下のようなアンケート調査結果をまとめたExcelシートがあるとしましょう。

回答結果と、回答者プロフィール、年代セグメントをそれぞれ別の表として持っているようなExcelシートです。

今回は赤く塗っている「年齢」「年代」についてVLOOKUPを活用して該当するデータを抽出していきたいと思います。

まずは「年齢」から入力していきます。

J3のセルに「＝VLOOKUP(A3,$M$3:$N$52,2,0)」というVLOOKUPの式を入力します。

そうすると、以下のように回答者プロフィールの表からA列の情報をもとに該当した年齢を引っ張ってくることができました。

あとはオートフィルを使って下まで全て入力すればOKです。

例）アンケート回答者の「年代」を抽出（近似一致）

さて続いては、「年代」を入力していきます。

こちらもVLOOKUPですが、式としては「 ＝VLOOKUP(J3,$P$3:$Q$5,2,1) 」とします。（絶対参照で範囲を固定しています。）

こちらは、先ほど抽出したJ列の年齢データをもとに検索する条件です。

また、［検索の型］を1にすることで近似一致で条件を設定することができます。

近似一致では、検索値が検索範囲にない場合に、検索値以下で最も近い値を検索する機能です。

そのため、たとえば43歳の人のデータで検索すると、30が近似値となるので、「30~40代」というデータが引っ張ってこられるようなイメージです。

たとえば、近似一致を使うことで試験の点数をA評価～C評価などで分類することも簡単に出来るようになります。

VLOOKUPで「#N/A」が出てきたときの対処法～IFERROR関数～

補足ですが、「不明」のように検索範囲のどれにも当てはまらないようなデータを検索値にしてしまうと、「#N/A」として値が返ってしまう場合があります。

その場合は、IFERROR関数を使うとよいでしょう。

IFERROR関数は、エラーになったときにどういった値を返すかを指定できる関数です。

今回の場合は、「＝IFERROR（VLOOKUP(J3,$P$3:$Q$5,2,1),”不明”)」と数式を入力します。この数式は、エラーでなければVLOOKUPの条件にのっとって表示し、エラーの場合は「”不明”」を表示するような数式です。

IFERROR関数を使うことで、エラーになった箇所は不明という文字が出てくるようになりました。

IFERROR関数もVLOOKUPとともに活用すると便利ですので、是非この機会に覚えてきましょう。

まとめ

VLOOKUPは、少し慣れるまでに時間がかかりますが、慣れてしまえば簡単に使いこなせるようになります。

慣れるためには、実際に自分でVLOOKUPを使ってデータを引っ張ってくる練習をいくつかやってみることをオススメします。

また、使えるようになると、実務の現場でも大幅に作業スピードを上げることが出来る可能性があります。

便利な機能は知っているだけでなく、使ってこそなんぼです。

是非ご自身の仕事の中で、VLOOKUPを使って業務効率化が出来る部分がないか探してみてください。

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